Главная цель инвентаризации — проверить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому положению дел. Проверке подлежит все: оборудование, здания, готовая продукция, резервы, добавочный капитал и пр. Не должно быть ни одной позиции, которая не была бы проверена.
До начала работы следует составить приказ, определить состав инвентаризационной комиссии (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49). В ее состав могут войти не только сотрудники: вы вправе пригласить сторонних людей, например студентов колледжа, с которыми нужно будет заключить договор гражданско-правового характера об оказании возмездных услуг. Работает комиссия в присутствии материально ответственного лица (МОЛ).
Если ваш ответственный, к примеру, сбежал, заболел, ушел в монастырь, в этих особых случаях придется проводить инвентаризацию без него, но тогда вы не сможете с него ничего спросить, а только зафиксируете результат.
Допустимо организовать несколько комиссий: одна проверяет товары, вторая — ценные средства, третья — расчеты.
Основные средства
Перед проверкой необходимо убедиться в наличии:
- инвентарных карточек, описей и других регистров аналитического учета — они могут быть бумажными, электронными, в виде таблиц, реестров и пр.;
- технических паспортов или другой техдокументации на основные средства (ОС). Чтобы было проще собрать ее, можно заранее в карточках или актах ставить отметку, что, например, паспорта хранятся у замдиректора по производству или у главного инженера;
- документов на все ОС, сданные или принятые в аренду и на хранение.
Пример. Компания сдала в аренду две нефтекачалки, и бухгалтер хочет прийти их посчитать. Это невозможно, т.к. на территории другого хозяйства проводить инвентаризацию нельзя.
В этой ситуации, когда вам надо проверить сданное в аренду имущество, есть три варианта действий:
- проверить все только по документам — это предусмотрено законом;
- лично убедиться, что ваше имущество живо и здорово. Для этого надо прописать условие в договоре аренды и заранее созвониться с арендатором, чтобы он пустил вас к себе;
- учесть ОС на основании копии выписки из инвентаризационной ведомости арендатора. Это условие тоже надо утвердить в договоре аренды.
Если какие-то документы отсутствуют, надо их заново оформить.
Цель инвентаризации ОС — убедиться, что ОС есть, что они работают, что они приносят или могут приносить экономическую выгоду.
Долгосрочные активы к продаже
На особенности учета этого вида активов влияют поправки к п. 10.1 ПБУ 16/02, которые вступили в силу 1 января 2020 года. И теперь они действуют, пока не будут отменены, а скорее всего, этого не случится никогда.
В ПБУ 16/02 появился пункт, по которому те объекты основных средств, что организация планирует продать, нужно перевести в разряд предназначенных для продажи. Они не подлежат амортизации и должны числиться основными средствами и в балансе отражаться в другой статье.
Где их можно увидеть? В документах, в которых зафиксировано решение о продаже.
Пример. Есть решение совета директоров закрыть цех по производству глиняных горшков, продать оборудование, уволить или перевести людей. Протокол заседания отражает весь процесс, а кроме того, подтверждает тот факт, что оборудование существует.
Еще одна цель инвентаризации — правильно сформировать баланс, для этого нужно выделить продаваемое имущество. До 1 января 2020 года не было таких проблем, но теперь это положение обязательно: вы должны убедиться в том, что имущество будет зафиксировано документально. Можно на него составить отдельную опись.
Долгосрочными активами к продаже считаются также предназначенные для продажи материальные ценности, материалы, запчасти, которые извлекли из объекта, — то, что остается от выбытия внеоборотных активов или извлекается в процессе их ремонта, модернизации, реконструкции. Исключение — ситуации, когда такие ценности классифицируются в качестве запасов.
Нематериальные активы
При инвентаризации нематериальных активов (НМА) необходимо проверить (п. 3.8 Приказа Минфина от 13.06.1995 № 49):
- наличие документов, подтверждающих права организации на их использование;
- правильность и своевременность отражения НМА в балансе.
Если вы зарегистрировали товарный знак, например на мыло, и уже пять лет не выпускаете его и не собираетесь, то надо списать этот нематериальный актив с баланса. Инвентаризация позволяет это сделать.
Имущество на хранении
Проверке и учету подлежат запасы и другие виды имущества, которые не принадлежат организации, но числятся в бухучете: объекты на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки и пр.
С имуществом, взятым в аренду, ситуация зеркальна той, когда вы сдали его в аренду: вы или пускаете посторонних на свою территорию, или даете выписку из результатов проведенной инвентаризации, или они проверяют все только по бумагам.
Еще есть так называемое ответственное хранение. Вы храните чье-то имущество или приняли его пока идет давальческая переработка. Третий вариант: вы держите имущество у себя на складе, потому что есть претензии по качеству, и ждете контрагента, чтобы зафиксировать недостатки и вернуть его. Для таких объектов сформируйте отдельные описи и назначьте МОЛ.
Вне зависимости от права собственности все имущество должно попасть под инвентаризацию.
Ценные бумаги
Проверяя наличие ценных бумаг, обратите внимание (п. 3.10. Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49):
- на правильность их оформления;
- на реальность стоимости;
- на сохранность — устанавливается путем сопоставления фактического наличия с данными бухучета;
- на своевременность и полноту отражения в учете полученных по ним доходов.
Если вы владеете векселями и облигациями, обязательно проверьте, не просрочены ли они, на какие суммы выданы, жив ли векселедатель. Ценная бумага — это дебет счета 58, то есть вложение вашей компании. И если выясняется, что организация-векселедатель давно банкрот, считайте, что у вас больше нет никого векселя.
Аналогичная ситуация по поводу вложения в уставный капитал.
Пример. Корпорация создала компанию на территории другой страны. Через 10 лет корпорация потеряла к ней интерес. В такой ситуации бухгалтер должен создать резерв под снижение стоимости финансовых вложений, потому что в уставной капитал внесено 10 тысяч евро, а фактически этой компании нет — только формально по бумагам. Поэтому 10 тысяч евро должны быть отражены и на счете 58, и на счете 59 как резерв под снижение стоимости финансовых вложений.
Не забывайте, если банк, в котором ваша организация хранит деньги, находится в умирающем состоянии, то эта сумма не может числиться на счете 51. Она может быть только на счете 76 «Расчеты по претензиям». И вы встали в очередь «на потрошение тушки».
Расчеты
Инвентаризация расчетов проводится в обязательном порядке по всем контрагентам. В п. 73 Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н есть указание на то, что дебиторы и кредиторы отражают расчеты друг с другом в суммах, которые признают правильными и отражают в бухучете. По полученным займам и кредитам задолженность показывается с учетом процентов, причитающихся к уплате на конец отчетного периода.
Пример. Вы направляете контрагенту сверку, у вас есть все акты, платежки, накладные, счета-фактуры, а контрагент говорит: «Я вообще не помню такую накладную». В этой ситуации вы не обязаны идти у него на поводу. Учитывайте то, в чем считаете себя правым. Все остальное — в суде.
По полученным займам, кредитам надо тоже все проверить. Отражаемые в отчетности суммы по расчетам с банками должны быть согласованы и тождественны с бюджетом. Если есть нестыковки, например переплаты, которые не хотят возвращать, их надо либо списать и отказаться от претензий к бюджету, либо оставить и жаловаться на бездействие налоговых органов.
Главное — помните, расчеты в бухгалтерских документах и происходящее по факту должны совпадать.
Товары в пути
Расчеты с поставщиками и подрядчиками по товарам, находящимся в пути к вам и от вас, регламентирует п. 3.45 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Пример. Вы купили истукана с острова Пасхи, приедет он через три месяца. Товар в пути, но право собственности уже перешло к вам. Такие объекты проверяйте по документам и по сверкам, где бы они ни были: в порту, в аэропорту, на борту.
Неотфактурованные поставки тоже нужно принять и учесть. В ходе инвентаризации проверьте, что принято таким образом, по каким ценам вы это зафиксировали. Даже если у вас нет документов, в балансе должно быть отмечено.
Резервы
При инвентаризации проверьте правильность и обоснованность сформированных резервов (п. 3.49 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49):
- на предыдущую оплату отпусков;
- на выплату вознаграждения за выслугу лет;
- на выплату вознаграждений по итогам работы за год.
Резерв на предстоящую оплату отпусков должен быть уточнен, исходя из количества дней неиспользованного отпуска.
Есть обязательные резервы, к примеру, для организаций, не имеющих права на упрощенный расчет. Для тех, кто может использовать упрощенный расчет, требование по резервам носит рекомендательный характер. Порядок формирования этих сумм следует прописать в учетной политике.
Это же касается резерва на гарантийный ремонт. При инвентаризации надо проверить наличие сумм, общую правильность начисления по состоянию на 31 декабря календарного года. Если оборудование можно проверить чуть заранее (понятно, что линия по разливу растительного масла никуда не денется), то резервы следует проверять вплотную к новому году. Тогда не будет проблем, если кто-то уедет в отпуск неожиданно или уволится 31 декабря — они смогут получить свои деньги.